Cómo organizar un torneo

A continuación indicaremos algunos pasos a seguir para organizar un torneo de softcombat, que pueden ayudaros cuando preparéis el vuestro.

1. Tiempo. Es recomendable comenzar a preparar el torneo con al menos 3 meses de antelación, aunque cuanto antes comencéis a prepararlo, más sencillo será y menos contratiempos tendréis.
2. Elegir fechas. Debes elegir un día para realizar el torneo. Es preferible un sábado. En la medida de lo posible elige una segunda fecha por si no fuera posible realizar el torneo en la primera fecha elegida.
3. Elegir el lugar. Hay que elegir un lugar amplio y llano que nos permita realizar el torneo con comodidad y al mismo tiempo permita a lo participantes ver los combates. Lo idóneo es una cancha de baloncesto o fútbol sala, a ser posible, con vestuarios. Es recomendable disponer de una segunda opción por si nos falla la primera. Que el lugar tenga techo evitará depender de las condiciones climatológicas.
4. Conseguir los permisos. En función del lugar que vayamos a utilizar habrá que solicitar algún tipo de permiso escrito, así que esto es algo que hay que hacer antes de nada, pues de lo contrario podemos preparar el torneo y encontrarnos que el lugar que hemos elegido no podemos utilizarlo.
5. Elegir el formato del torneo, el programa y el nombre del evento. Debemos decidir como vamos a realizar el torneo, si será por eliminatorias, por liguilla o por liguilla con top. También decidiremos el horario del torneo y si realizaremos otras actividades y juegos durante el desarrollo del mismo. Realizar juegos y actividades tiene como objetivo mantener a los participantes ocupados mientras no combaten; esto es importante en los torneos por eliminatorias. En último lugar podemos ponerle un nombre a nuestro torneo, que nos ayudará a publicitarlo y darlo a conocer.
6. Reclutar árbitros y personal. Para resolver el torneo necesitaremos árbitros. Lo ideal es que haya al menos 2 árbitros por arena, y además 1 ó 2 personas más de apoyo para llevar resultados, realizar juegos y otras cosas que puedan hacer falta durante el torneo.
7. Decidir premios. Es recomendable disponer de algún tipo de premio o elemento conmemorativo (trofeo, diploma…) al menos para el ganador de cada categoría.
8. Publicitar el evento, cartel y web. De cara a obtener una mayor asistencia a nuestro evento es importante una buena publicidad. Para esto necesitaremos un cartel llamativo que contenga los datos importantes del evento (de que es este torneo, cuando y donde va a ser, alguna forma de contacto…), realizaremos anuncios en páginas web y foros relacionados, lo anunciaremos en redes sociales y listas de correo, realizaremos un mailing, y si tenemos la posibilidad realizaremos una página web con toda la información importante del evento.
9. Fabricar equipos. Esto es opcional, pero es recomendable. Dado que no tenemos la garantía de que todos los asistentes van a traerse sus propios equipos ni que éstos van a pasar el test de seguridad, es recomendable disponer de un par de equipos para cada categoría fabricados por nuestros herreros según las medidas reglamentarias y la normativa de seguridad.
10. Realizar el evento. El día previo al evento deberíamos disponer de todo el material necesario para el mismo y trasladarlo a lugar del evento. El mismo día del evento ya tenemos que tener todas las tareas realizadas, de forma que lo único que nos quede sea la realización en si misma del evento.
11. Gestionar el evento. Aquí nos referimos a la gestión del torneo en si, es decir, emparejamientos, clasificaciones, eliminatorias y demás. Para esto podemos recurrir al clásico sistema del lápiz y papel. Esto es factible mientras tengamos pocos participantes (8-10). Cuando el numero de participantes sea mayor, es mejor utilizar algún programa de gestión de torneos, especialmente si queremos realizar un torneo por liguilla o liguilla con top. Desde aquí os recomendamos el DCI Reporter, gratuito y diseñado para torneos de Magic y juegos similares (cuando generéis un torneo aseguraos de que la pestaña de Sanctioned tournament no está marcada).
12. Posibilidad de alojamiento. Si esperáis la asistencia de participantes de fuera de la provincia puede ser buena idea disponer de algún tipo de alojamiento para ellos, ya sea un gimnasio, albergue a precios reducidos, colegios… Esto es opcional y depende totalmente de las infraestructuras con las que podáis contar y la asistencia que vayáis a tener.